Con este fin, la Gestión de Proveedores se encarga de definir una estrategia de suministradores según la cual orientar su labor. Las cuatro actividades principales para una labor correcta de esta gestión son: planear, hacer, verificar y actuar.
Seguido iniciaremos, la evaluación de proveedores, en la que se seleccionará a los proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización.
Una vez seleccionados, se definirán y negociarán os contratos, garantizando que queda constancia de los acuerdos financieros y de calidad alcanzados.
La comunicación de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseñando un método que asegure una transmisión completa y eficaz de los mismos.
A partir de este momento, se gestionará la relación con los proveedores, lo que incluye velar por el cumplimiento de los contratos o actualizarlos si éstos pierden vigencia.
La organización debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos solicitados. Para ello, indicará la Norma que se debe seguir para que las actividades de inspección que se lleven a cabo sean apropiadas. Estas actividades serán más rigurosas cuanta mayor repercusión tenga el producto comprado para la calidad, y dependerá también de la competencia demostrada por el proveedor. Los controles aplicados durante esta inspección serán administrativos de entrada, con la verificación de cantidades y tipo de producto. En caso de duda, realizaremos controles de verificación específica con la toma de muestras para analizar en un laboratorio.
Llevaremos a cabo actividades de evaluación continua con los proveedores, evaluando la gestión de calidad y de desempeño con la información que proviene de los procesos de inspección o de cualquier otro proceso del que se obtenga información sobre el proveedor y sus productos.
También haremos un seguimiento a los planes de acción derivados de las evaluaciones, para verificar que todo funciona correctamente. Este seguimiento constante de la evolución del proveedor nos dirá si mejora o desmejora.
Al finalizar el contrato firmado con los proveedores se tendrán en cuenta todas las evaluaciones para tomar la decisión de renovar o terminar definitivamente el contrato.
Si se finaliza con el contrato iniciaremos otra vez la búsqueda de nuevos proveedores.
La gestión de proveedores será la encargada de que toda la información relacionada con los proveedores y los servicios que prestan (tipo, coste, contratos) esté disponible y permanentemente actualizada.
Este es el esquema que seguirá la empresa, que como se puede ver mediante las flechas es un proceso continuo, por tanto, las evaluaciones y mejoras van a ser continuadas.
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